E’ finalmente disponibile Docs, il nuovo modo di gestire i documenti in chiave 2.0. E’ facile, è veloce, è sicuro, ma soprattutto è web.
Tutti noi sappiamo della massa cartacea che si accumula nelle aziende e che spesso rende difficile anche la sola ricerca di un documento, perchè nel frattempo il documento magari è andato anche perso. Sappiamo anche che sul mercato esistono dei software, che definiremo tradizionali, che in alcuni casi sono anche complessi per l’esigenza primaria che un’azienda ha. Cioè quella di ridurre se non eliminare la carta dalle scivanie e poi quella di avere uno strumento facile da usare per la catalogazione degli stessi documenti in formato elettronico. Infatti che i documenti in formato elettronico spesso esistono sui vari server, ma in maniera disordinata, dove spesso capita che chi lo gestiva non ricorda più dove lo ha messso. Ecco allora che Docs sembra essere lo strumento più adatto. In più è tutto online.
Altra considerazione da fare è quella economica. Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro (fonte wikipedia). Numeri che pesano in modo evidente. E neanche il software tradizionale, quello lato-server, riesce a superare lo scoglio economico, visti gli alti costi per l’implementazione.
Allora la soluzione spesso è munirsi di un software che aiuti a gestire e a catalogare i propri documenti, rendendoli reperibili secondo un certo ordine e anche distribuibili, in modo facile e intuitivo. Perchè allora non provare a pensare una gestione documentale online? Il web infatti è semplice, intuitivo e soprattutto molto più economico se confrontato con le soluzioni software di cui parlavamp prima. Se si uniscono queste caratteristiche, cioè web e gestione documentale, ecco che viene fuori il concetto di Gestione Documentale 2.0, all’insegna della velocità nell’utilizzo e nell’efficacia.
E’ allora proprio questa la strada che bisogna intraprendere, se si vuole una gestione dei documenti più efficace ed economicamente più vantaggiosa. Docs ha dentro di sè tutte queste caratteristiche e da oggi è veramente disponibile. Quindi da oggi la gestione documentale è online, quindi, Docs!
Per tutte le info consultate il sito http://docs.innovando.it/
Bellissimo!
Thanks! 🙂
Sta arrivando una montagna di traffico da qui ….. !!!!!!!!!! Fantastico! Grazie ancora!
molto interessante !!!!
Per la condivisione dei documenti online e per il co-working io già utilizzo Google Docs. Quali sono le differenze di Docs di Innovando?
Tra l’altro se ho ben capito anche il nuovo Office ha una parte free dedicata alla gestione online dei documenti. La loro forza sta nel aver già preso accordi con Facebook che dovrebbe essere la piattaforma su cui fare la condivisione dei materiali.
@ Daniele. Intanto Google Docs, non è un ECM mentre DOCS sì. E già questa è una enorme differenza. Poi, Google Docs a differenza di Innovando Docs (non è fatto apposta) non è certificabile ISO 9001, non tiene traccia del versioning, non tiene traccia dei log di accesso ai files e, ovviamente, non è uno strumento per l’archiviazione digitale di documenti.
L’importanza dei sistemi di gestione documentale è in forte aumento soprattutto considerando che recenti norme e leggi stanno richiedendo una capacità di gestione documentale anche ad aziende di dimensioni medio piccole e quindi con risorse e tempi molto limitati.
Si pensi pero’ all’importanza di gestire i documenti per la sicurezza del lavoro richiesti dal Dlgv 8172008 Testo Unico per la Sicurezza del Lavoro.
I requisiti prevedono la redazione di DVR (documento di valutazione dei rischi) che è un documento soggetto ad aggiornamenti per variazioni di personale, di processo produttivo, di normativa applicabile…
Ma lo stesso vale per i Piani di Emergenza ed Evacuazione, i POS (piani operativi per la sicurezza che devono essere redatti e preparati in modo specifico per ogni cantiere in cui un’azienda costruttrice edile opera), PSC (piani sicurezza cantiere)…e la lista potrebbe continuare.
L’obbligo di informare e formare i lavoratori richiede anche alle aziende di tracciare i corsi svolti, le verifiche di efficacia fatte, le qualifiche eventualmente acquiste dal lavoratore.
Tutto cio’ è ovviamente un incremento di sforzi in azienda per gestire in modo efficace i documenti. Insomma non basta piu’ la fila di raccoglitori sullo scaffale …perchè mentre i documenti di “sistema” erano, fino a qualche anno fa, dei documenti con aspetti e caratteristiche principale di “registrazione” , oggi, in ambito sicurezza almeno , tali documenti, oltre alla parte di registrazione (attestazione che una attività è stata svolta), devono svolgere il ruolo di docuemnti prescrittivi.
Si parla spesso di LIVE DOCUMENTS ,cioè documenti soggetti a modifiche nei contenuti e nella forma per meglio adattarsi ai mutamenti aziendali, di legislazione, di mercato, di personale etc…
Ben vengano strumenti come DOCS quindi a patto che resti , nella coscienza di chi li usa , che si tratta di strumenti, cioè di mezzi . L’intelligenza nei contenuti dei documenti o le competenze tecniche richieste per la loro realizzazione devono rimanere. la progettazione del sistema documentale , intesa come studio delle correlazioni fra i documenti, la politica di gestione delle modalità di revisione e aggiornamento, le regole per la definizione dell’obsolescenza di un documento e la sua “rottamazione” devono rimanere frutto del lavoro di analisi dell’Azienda (eventualmente coadiuavata da esperti e consulenti) . DOCS deve essere “solo” lo strumento , “docile” e versatile , per rendere le gestioni documentali facili ed efficaci.